Bezpieczeństwo informacji podczas pracy z dowolnej lokalizacji

Adwertorial

Możliwość wykonywania służbowych obowiązków z dowolnej lokalizacji wiąże się z wieloma korzyściami dla pracowników, jednak przy rozproszonym modelu współpracy trudniej o zapewnienie przetwarzanym informacjom odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa zgodnego z przepisami rodo.

Choć z nowymi realiami współpracy mamy do czynienia od ponad 2 lat, nadal zdarzają się wycieki danych, które generują ogromne straty dla przedsiębiorstw – zarówno te wizerunkowe, jak i materialne. Chcąc zmniejszyć prawdopodobieństwo naruszeń, stajemy przed koniecznością zapewnienia odpowiedniego poziomu cyberbezpieczeństwa danym przetwarzanym w siedzibie jednostki i w domowym biurze.

Ochrona danych podczas home office

Oczywiste zatem wydaje się zobligowanie pracowników, którzy skanują lub drukują dokumenty zawierające dane, w tym dane osobowe, podczas home office, do szczególnego dbania o prawidłowy ich obieg i ochronę poufnych informacji. Ważne jest, aby odgórnie ustalić wytyczne ich przechowywania oraz przetwarzania, by zmniejszyć prawdopodobieństwo dostania się cennych zasobów w niepowołane ręce. Niestety w większości przypadków kluczową rolę odgrywają zaplecze technologiczne, odpowiednie zabezpieczenia samego sprzętu i dostosowanie ich do skali wykorzystania oraz zachowania poufności danych.

„Urządzenia Brother posiadają szereg zabezpieczeń w pakiecie, co pozwala na bezpieczne użytkowanie już od pierwszego wydruku. Jednym z oferowanych rozwiązań jest darmowa aplikacja Cloud Secure Print, która bazuje na chmurze i nie pozwala na dostęp do drukowanych danych bez odpowiedniej autoryzacji. Ta usługa, będąca standardem w urządzeniach z ekranem dotykowym, umożliwia drukowanie z wykorzystaniem łącza internetowego lub za pomocą dedykowanego adresu e-mail. Może być to szczególnie przydatne podczas korzystania z drukarek w różnych lokalizacjach w czasie pracy zdalnej bądź hybrydowej” – komentuje Robert Zając, pre-sales specialist w Brother.

Cloud Secure Print

Przy wykorzystaniu Cloud Secure Print planowany wydruk umieszczany jest w chmurze na 24 godziny, co jest równoznaczne z usunięciem go po upływie tego czasu, jeśli uprawniony użytkownik nie wykorzysta dostępu za pomocą jednorazowego kodu PIN. Dodatkowo, dzięki funkcji Secure PDF, osoba korzystająca z rozwiązania zyskuje możliwość zwiększenia bezpieczeństwa skanowanych dokumentów. Włączenie tej funkcjonalności pozwala na ograniczenie postronnym osobom dostępu do plików PDF poprzez zabezpieczenie ich hasłem (kodem PIN).

Pracownicy, którzy na co dzień przetwarzają mnóstwo danych osobowych, oprócz zachowania szczególnej uważności i zadbania o ochronę tych danych zgodnie z wymogami rodo podczas ich wykorzystywania na urządzeniach mobilnych czy laptopach, powinni przyjąć podobną taktykę w przypadku dbałości o bezpieczeństwo podczas korzystania z drukarek. W tym kontekście ważne jest wdrożenie odpowiednich rozwiązań na wszystkich poziomach, czyli zabezpieczenie urządzeń przed nieautoryzowanym dostępem, a także zabezpieczenie dostępu sieciowego. Pozwala to chronić dane w trakcie całego procesu ich przetwarzania i druku. Może w tym pomóc dezaktywowanie nieużywanych protokołów, takich jak Telnet lub FTP, które podczas chwili nieuwagi mogą zostać wykorzystane przez cyberprzestępców jako łatwy dostęp do sieci domowej użytkownika bądź sieci danej instytucji. Dodatkowo modele Brother posiadają wbudowaną obsługę protokołu IPsec, a także filtr adresów IP.

Utrudnienia i zagrożenia

Praca zdalna i hybrydowa utrudniła administratorom zarządzanie urządzeniami drukującymi i skanerami, zwłaszcza w organizacjach, w których nie jest używany VPN. Brother wprowadził nową wersję oprogramowania BRAdmin 4, która wykorzystuje połączenie z Microsoft Azure, dzięki czemu zespoły IT zyskują możliwość zdalnego zarządzania urządzeniami w wielu lokalizacjach. Umożliwi to dostęp – za pomocą chmury – do cennych informacji z perspektywy administratora, jak raporty dotyczące liczby wydrukowanych stron lub zużycia materiałów eksploatacyjnych w urządzeniach czy dzienniki błędów.

Ograniczenie dostępu do niektórych urządzeń drukujących lub ich funkcji, wprowadzanie kart identyfikacyjnych czy jednorazowych kodów PIN to krok w bardzo dobrym kierunku. Jednak działania te nie są wystarczające dla rozwiązania problemu, jakim jest niedostateczna ochrona przetwarzanych danych.

Warto zauważyć, że wykorzystanie dodatkowych funkcjonalności i rozwiązań technologicznych w znacznym stopniu ułatwia zabezpieczenie dostępu do przetwarzanych dokumentów. W wielu firmach i jednostkach (także tych należących do sfery budżetowej) urządzenia drukujące i skanujące są jednak nadal pomijane w procesie tworzenia bezpiecznego środowiska pracy. Tymczasem tworzenie strategii cyberzabezpieczeń powinno się zaczynać już na etapie planowania zakupu sprzętu – również tego typu urządzeń – wykorzystywanych w administracji i biznesie, a kończyć na stałej edukacji pracowników w obszarze ochrony danych.